Oplossing
De werkgever wijst met instemming van de OR/ PVT één of meer vertrouwenspersonen aan. Of bij afwezigheid van OR en PVT in overleg met belanghebbende medewerkers. Zorg, als er meerdere vertrouwenspersonen zijn, voor een diverse samenstelling. De taken, rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd en bekend gemaakt in de organisatie. Ook de manier waarop medewerkers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken is voldoende bekend gemaakt.
Een bedrijf kan één of meer interne vertrouwenspersonen aanwijzen en opleiden of gebruik maken van en externe vertrouwenspersoon. Zo is er een externe vertrouwenspersoon beschikbaar bij Agribusiness serviceEen vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt als onvoldoende onafhankelijk beschouwd.
Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een medewerker te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag. Overigens kan een vertrouwenspersoon ook benaderd worden zonder dat er al een incident heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de wens van de klager kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, advies geven over de aanpak van het probleem, de klager ondersteunen bij eventuele bemiddeling, de werknemer begeleiden bij het indienen van een officiële klacht, etc. Een vertrouwenspersoon onderneemt geen actie namens de klager, anders dan op uitdrukkelijk verzoek van de klager en met haar/zijn instemming. De vertrouwenspersonen zijn verplicht, zowel tijdens als na afloop van de aanstelling als vertrouwenspersoon bij de werkgever de anonimiteit van de klager te waarborgen en al hetgeen haar/hem, haar/zijn rol ter kennis is gekomen over medewerkers, betrokkenen of vermoedelijk betrokkenen bij kwesties rond ongewenst gedrag, geheim te houden.
De werkgever waarborgt een optimaal functioneren van de interne vertrouwenspersonen en draagt zorg voor de daartoe benodigde faciliteiten, waaronder telefoon, eigen spreekruimte, budget en tijd, maar ook voldoende scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de vertrouwenspersonen. Deskundigheid van de vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld gewaarborgd worden door de vertrouwenspersoon elke vier jaar laten certificeren door de LVV, de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen.
Daarnaast zorgt de werkgever dat de vertrouwenspersoon bescherming geniet om haar/zijn taken goed uit te kunnen voeren. Zie ter inspiratie de gedragscode voor omgang met een interne vertrouwenspersoon van de LVV.
De vertrouwenspersonen verstrekken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij hen gemelde incidenten aan directie en OR/PVT.