Oplossing
In een klachtenregeling wordt beschreven hoe een werknemer een klacht in kan dienen na een of meer incidenten op het gebied van intern ongewenst gedrag. Centraal in de klachtenregeling staat een klachtencommissie die als een ‘rechtbank, de klacht behandelt. Dat doet zij onder meer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de directie over de te nemen vervolgstappen. Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond ongewenst gedrag invulling te geven:
- De werkgever sluit zich aan bij een externe, gespecialiseerde klachtencommissie ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld via de arbodienst of door via internet enkele aanbieders van dergelijke externe klachten commissies een voorstel te laten doen;
- Er kan een interne klachtencommissie worden samengesteld. Dit op grond van een op te stellen klachtenreglement. Regelmatige opleiding van de leden is hier een vereiste.
In de Klachtenregeling ongewenst gedrag staat onder meer aangegeven:
- Hoe medewerkers een klacht kunnen indienen;
- Wanneer een klacht ontvankelijk is
- Hoe en binnen welke termijn een klacht in behandeling wordt genomen en afgehandeld;
- Hoe wordt voorzien in onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de klachtencommissie;
- Hoe na afsluiting van de klachtbehandeling wordt teruggekoppeld aan de klager, de verdachte en aan de werkgever.
- Wie zitting heeft in de klachtencommissie en wie plaatsvervangers zijn.
- Wanneer bij een interne klachtencommissie leden niet deel kunnen nemen aan een klachtbehandeling bv omdat zij directe collega zijn van de klager of de verdachte.
- Hoe de deskundigheid van de leden gewaarborgd is.
- Hoe de klachtencommissie zorgt voor een vertrouwelijke omgang en administratie van klachten, verslagen van klachtenbehandeling en correspondentie.
- Dat de klachtencommissie jaarlijks een verslag verstrekt aan directie en OR/PVT over het aantal behandelde klachten in het bedrijf, het aantal gegronde/ongegronde klachten en de ter zake gegeven adviezen.
Zo’n klachtenregeling valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.