W-05 Zorgvuldige planning

Een goede planning rond het inzetten van personeel sluit goed aan op de bedrijfsplanning en voorkomt bovendien een te hoge werkdruk. 

  • Breng als eerste stap de productieplanning in kaart. In hoeverre is deze stabiel? Hoe meer fluctuatie, bijvoorbeeld per dag van de week of per seizoen in het jaar, hoe meer flexibiliteit nodig is.
  • Houd in de planning rekening met uitval wegens vrije dagen en scholingsdagen en met onverwachte zaken als ziekte of spoedklussen, zodat de inzet van personeel past bij de werkzaamheden en de werkdruk niet te hoog wordt.
  • Een goede manier om overzicht te krijgen in de kwaliteit van het in te zetten personeel in een dienst is een ‘takenmatrix’. Dat is een schema met de namen van de  medewerkers per functie onder elkaar, en daar naast de kolommen de uit te voeren taken. Met kleuren of symbolen wordt aangeven of medewerkers de taken al dan niet kunnen uitvoeren, ervoor in opleiding zijn of anderszins. 
  • Met het oog op kwaliteit, werkdruk en werksfeer is het zaak om de verhouding tussen vast en flexibel personeel niet scheef te laten lopen. Als er in een ploeg naar verhouding te veel uitzendkrachten worden ingezet, legt dit een zware druk bij de resterende vaste krachten.
  • Zorg ervoor dat er geleerd wordt van verschillen tussen planning en realisatie. Houd verschillen bij en zorg voor regelmatig contact tussen planners en medewerkers en voorlieden op de werkvloer. 
  • Soms wordt de planning beïnvloed door externe factoren waar geen of beperkte invloed op is (bijvoorbeeld een leverancier die te laat levert). Communiceer hierover naar de medewerkers. Dat vergroot de acceptatie van de ontstane werkdruk.

Organisatorische maatregel.

Geen gegevens gevonden