W-02 Meten van werkdruk in het bedrijf

Hoe zit het met de werkdruk in het bedrijf? Is de werkdruk gezond, of is hij te hoog? En hoe zit het met de gevolgen? Hebben de medewerkers stressgerelateerde klachten? Wat zijn de oorzaken en wat kan het bedrijf daaraan doen?

Om antwoorden te vinden op bovenstaande vragen zijn per bedrijf meerdere stappen nodig:

  1. Werkdruk in kaart
    Als onderdeel van de RI&E brengt het bedrijf in kaart of er te hoge werkdruk in het bedrijf is en zo ja op welke afdelingen of bij welke functies. En wat daar de voornaamste oorzaken van de werkdruk zijn. Dat kan met een vragenlijst die eventueel deel kan uitmaken van een PAGO of van een medewerkstevredenheidsonderzoek (MTO). Daarnaast kan ook de bedrijfsarts informatie geven over werkdruk in het bedrijf. Frequent, kort verzuim bijvoorbeeld kan hiervoor een aanwijzing zijn, of lang verzuim door psychische klachten.
  1. Verdiepend RI&E-onderzoek
    Het laten uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk is vereist als uit de RI&E blijkt dat werkdruk een probleem in het bedrijf is. Dit verdiepend onderzoek brengt de oorzaken van de te hoge werkdruk nader in beeld. De volgende eisen van Inspectie SZW aan een verdiepend werkdrukonderzoek moeten worden opgevolgd:
    • “In uw verdiepend onderzoek stelt u de vragen op zo’n manier dat uit de resultaten van het onderzoek de oorzaken van de te hoge werkdruk (werkdrukbronnen) kunnen worden afgeleid.
    • De resultaten van het onderzoek moet u per team, afdeling of functiesoort zichtbaar kunnen maken.
    • Het is daarbij wel belangrijk dat de anonimiteit van de werknemers blijft gewaarborgd.
    • Zorg dat minstens de helft van de medewerkers meedoet en bespreek de resultaten met uw medewerkers. Zo krijgt u een zo volledig mogelijk beeld van werkdruk.”

NB. Er zijn verschillende werkdrukonderzoeken mogelijk. Bijlage 1 biedt daar een overzicht van. In bijlage 2 zijn aanbevelingen opgenomen om tot een goed verdiepend onderzoek  naar werkdruk te komen. Betrek de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging bij de keuzes in de aanloop naar dit onderzoek.

  1. Maatregelen treffen
     Op grond van een analyse van de onderzoeksuitkomsten en het benoemen van knelpunten worden verbetermaatregelen vastgesteld. Inspectie SZW zegt hierover: “Naar aanleiding van het verdiepend onderzoek kiest u in nauw overleg met de betreffende werknemers doeltreffende, praktische maatregelen om een te hoge werkdruk te voorkomen. Deze maatregelen neemt u bij voorkeur op afdelingsniveau of op organisatieniveau. Vervolgens neemt u de maatregelen op in een plan van aanpak. Daarbij hoort een realistische tijdsplanning." Zorg ook dat de ondernemingsraad of de PVT wordt betrokken bij het opstellen van passende maatregelen en zorg voor voldoende tijd en middelen om de uitvoering van de werkdrukmaatregelen te doen slagen.
  1. Evalueren en waar nodig bijsturen
    Inspectie SZW geeft bij deze evaluatie aan: “Zo beoordeelt u of uw beleid nog past bij de situatie in uw bedrijf, en of uw maatregelen effect hebben. Op basis van de evaluatie kunt u maatregelen aanpassen, nieuwe maatregelen invoeren of opnieuw onderzoek doen.
    Blijkt uit de evaluatie dat werkdruk nog steeds een risico vormt? Voer dan de cyclus - van R&IE tot evaluatie - opnieuw uit. Blijf dat doen zolang werkdruk een risico vormt in uw organisatie”.

 

Bijlage 1.  Werkdrukonderzoeken.   

Dit zijn de voornaamste methoden voor een schriftelijk werkdrukonderzoek:

  • Inspectie SZW – De Inspectie SZW heeft voor het in kaart brengen van werkdruk twee instrumenten ontwikkeld: de signaleringsmethoden werkdruk om de werkdruk te beschrijven en de vragenlijst werkdruk die helpt bij het bedenken van maatregelen tegen werkdruk.
  • VBBA - De Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid (VBBA) wordt veel gebruikt door arbodiensten en rechtsreeks door organisaties zelf om, naast werkdruk, een groot aantal andere onderwerpen te meten die relevant zijn voor de werkbeleving. Het is een uitgebreid instrument dat ook in gaat op thema’s als vitaliteit. VBBA is ontwikkeld door de SKB en staat bekend onder de naam “monitor@work”.  Organisaties kunnen hun eigen  onderzoeksresultaten vergelijken met gedetailleerde benchmarks.
     
  • WEB-model- Het Werkstressoren Energiebronnen Burnout-model (WEB-model) gaat ervan uit dat iedere beroepsgroep zijn eigen specifieke stressfactoren heeft. Het WEB-model deelt de aspecten van het werk op in twee groepen: werkstressoren (aspecten van het werk die voor stress zorgen, zoals werkdruk of conflicten) en energiebronnen (aspecten van het werk die juist energie geven, zoals goed contact met collega’s, leuk werk en veel sturingsmogelijkheden.) 
     
  • TNO NOVA-WEBA
    De NOVA-WEBA is door TNO ontwikkeld.  De vragenlijst meet werkdruk met dezelfde soort vragen als de VBBA, maar kijkt daarbij nadrukkelijker naar de organisatie van het werk.
  • IWS Medewerker Monitor 

De Medewerker Monitor van het Instituut Werk en Stress is gebaseerd op het bekende WEB-model. De monitor brengt werkdruk in kaart, maar relateert dit ook aan energiebronnen en stressoren binnen een organisatie. Ook gevolgen, als ziekteverzuim en tevredenheid, worden in kaart gebracht. 

Naast bovengenoemde vragenlijsten zijn er andere vragenlijsten in omloop. Zorg dat alleen wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten worden ingezet.
Bv bij kleine afdelingen is het ook mogelijk om de werkdruk te onderzoeken aan de hand van een gestructureerde vragenlijst die bv in een werkoverleg wordt besproken onder een deskundige begeleiding. Het is daarbij zaak om een sfeer te creëren waarbij medewerkers vrijuit kunnen spreken over hun bevindingen. Zie daarvoor:

De Preventie Leidraad. Die is ontwikkeld in opdracht van de Commissie het Werkend Perspectief. De Preventie Leidraad bestaat uit twee delen: een gespreksprotocol en een stappenplan om de oplossingen voor gesignaleerde problemen met de hele afdeling uit te werken en te verankeren in de organisatie.

Bijlage 2.  Aanbevelingen voor een schriftelijk verdiepend werkdrukonderzoek

  • Weeg goed af of een schriftelijk werkdrukonderzoek op dit moment in het bedrijf een goede voedingsbodem is voor zo’n onderzoek stap is. Dat is niet het geval als er één of meer van de volgende factoren spelen:
    • de werkgever heeft weerstand tegen het onderzoek, of stemt er alleen omwille van de goede vrede mee in;
    • de werknemers hebben geen vertrouwen in een onderzoek, bijvoorbeeld omdat er met de resultaten van voorgaande onderzoeken weinig of niets is gedaan;
    • het bedrijf staat aan de vooravond van een onrustige periode (bv met reorganisaties); 
    • de belangrijkste oorzaken van de werkdruk zijn al bekend;

Is een van bovenstaande zaken in uw organisatie aan de orde, dan is het vaak is raadzamer om zonder onderzoek maar in samenspraak met de werknemers -en al dan niet samen met de directie - de belangrijkste werkdrukoorzaken op een rij te zetten en gezamenlijk naar passende oplossingen te zoeken.

  • Vorm een kleine werkgroep die het werkdrukonderzoek begeleidt.
  • Een goede introductie is het halve werk: Hoe beter de medewerkers weten waarom er een werkdrukonderzoek is en wat ermee gebeurt, hoe gemotiveerder ze zijn de vragenlijst in te vullen. Kondig de vragenlijst van te voren meerdere keren aan en breng ze voor en tijdens de invulperiode meerdere keren onder de aandacht. Als de OR of PVT oproept om de vragenlijst in te vullen verhoogt dat ook de response.
  • Maak vooraf duidelijk dat er zorgvuldig om wordt gegaan met ingevulde vragenlijsten, zodat de privacy gewaarborgd blijft. Als medewerkers het idee hebben dat de privacy niet goed zit, zullen ze ook niet meewerken.
  • Maak vooraf een tijdspad.
  • Wijs zorgvuldig de  ‘afdelingen’ aan die in het onderzoek worden uitgesplitst. Om concreet met de resultaten van het werkdrukonderzoek aan de slag te kunnen gaan, is het nodig om per afdeling te weten hoe hoog de werkdruk is en wat de belangrijkste werkdrukoorzaken daar zijn. 
    • Maak in het onderzoek de ‘afdelingen’ niet te groot, want dan  komt alles op een grote hoop en blijft onduidelijk wat er het beste kan gebeuren.
    • Maak de ‘afdelingen’ niet te klein: Als minder dan 10 werknemers op een afdeling de vragenlijst invullen, zijn de resultaten niet bruikbaar.
  • Er zijn veel manieren te bedenken om de vragenlijsten in te laten vullen. Een paar suggesties:
    • Tijdens een (extra/verlengde) pauze, of overleg
    • Thuis via internet met een aparte inlogcode
    • Op papier, waarna een apart bureau voor het digitaal invoeren zorgt.
  • Bespreek de resultaten van de werkdrukscan met de afdelingen. Achterhaal zo het precieze verhaal achter de cijfers en bedenk samen de meest geschikte oplossingen.
  • Maak een werkdrukplan per afdeling en een plan voor bedrijfsbrede oorzaken, en neem die op in het Plan van aanpak van het bedrijf.

Bijlage 3. Checklist ‘Anders dan anders, werkdruksignalen bij individuele werknemers’

Checklist signalen op individueel niveau

Er zijn vrijwel altijd signalen voordat iemand overspannen raakt, een burnout krijgt of andere zeer negatieve gevolgen van werkdruk of ongewenst gedrag ondervindt. In de praktijk kunnen medewerkers zeer uiteenlopende signalen vertonen, dat maakt het  soms lastig. De kern van deze signalen is echter altijd ‘anders dan anders’. Dat wil zeggen: medewerkers reageren anders of tonen ander gedrag dan voorheen.

De checklist noemt in de bovenste helft zichtbare signalen die medewerkers kunnen vertonen. In de onderste helft staan signalen die niet meteen op het werk zichtbaar zijn, die zijn soms  in een gesprek te achterhalen.

Noteer met name de signalen die eerst bij de persoon niet te zien waren, en nu wel. Ofwel:  wat is anders dan anders?

Geen gegevens gevonden
Geen gegevens gevonden